• Nutzung HRM-System (Portal):
  • Kein eigenes kostenpflichtiges Personalverwaltungssystem mehr notwendig

  • Jederzeit Zugriff auf die aktuellen Stammdaten der Mitarbeitenden

  • Generieren von diversen Auswertungen und Statistiken

  • Sichere Übermittlung von vertraulichen Personaldaten

  • Zugriff der Mitarbeitenden auf die eigenen Lohnabrechnungen (kein Ausdruck und Versand mehr nötig)

• Monatliche Arbeiten:
  • Erfassen von Ein- und Austritten, Personalstammdaten, lohnrelevanten Mutationen etc.

  • Durchführen des Lohnlaufs inkl. 4-Augen-Kontrolle

  • Erstellen von DTA-Files für die einzelnen Lohnzahlungen

  • Erstellen von FIBU-Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung

  • Abwickeln der monatlichen Abrechnungen wie AHV, Familienausgleichskasse, Quellensteuer etc.

• Jährliche Arbeiten:
  • AHV / ALV / FAK Lohnsummen auswerten, vorbereiten und einreichen

  • UVG- und KTG-Lohnsummendeklarationen auswerten, vorbereiten und einreichen

  • Lohnausweise erstellen, kontrollieren und versenden

• Unregelmässig anfallende Arbeiten:
  • Support (telefonisch oder per E-Mail)

  • Bereitstellen von revisionsspezifischen Unterlagen

  • Gesetzeskonforme Archivierung der Lohnadministration

  • Generelle Korrespondenz und Abwickeln notwendiger Abklärungen mit Ausgleichskasse, Familienausgleichskasse, Personenversicherungen, Steuerverwaltung bei lohnbezogenen Themen etc.

  • AHV-Versicherungsnachweise beantragen und zustellen

  • Kinder- und Ausbildungszulagen beantragen und kontrollieren

  • EO / Mutterschaftsentschädigung anmelden und kontrollieren

  • Quellensteuerpflichtige Mitarbeitende (inkl. Grenzgänger) anmelden

  • Erstellen diverser Reportings. Dies können sowohl behördlich verlangte Auswertungen (Lohnstrukturerhebung, Beschäftigungsstatistik etc.) als auch Reports für den internen Gebrauch (Personalkosten, Personalstammdaten, Ablauf Familienzulagen, Aufteilung nach KST etc.) sein.

• Eintritt Mitarbeitende:
  • Erfassen im Personalverwaltungssystem und erstellen von Personaldossiers

  • Erstellen, Versenden und Ablegen des Arbeitsvertrags und dazugehöriger Unterlagen

  • Einladung 1. Arbeitstag

  • Einholen des Strafregisterauszugs

  • Anmelden bei Pensionskasse

  • Erstellen und Versenden des Probezeitformulars

  • Erstellen und Versenden des Antrags Unterschriftsberechtigung

• Begleitung Mitarbeitende:
  • Allgemeine Korrespondenz

  • Erstellen diverser Unterlagen (neuer Arbeitsvertrag, Vertragsnachtrag, BG-Änderung, Beförderung, Antrag Unterschriftsberechtigung etc.)

  • Melden von Mutationen an die Pensionskasse

  • Verwalten von Unfällen und Krankheiten inkl. Abwicklung mit den Versicherungen sowie direktem Kontakt mit den Mitarbeitenden

  • Verwalten von Dienstjubiläen, Erstellen von Gratulationsschreiben (Geburt, Abschluss Ausbildung, Hochzeit, Geburtstag etc.), Auslösen der entsprechenden Massnahmen

  • Erstellen von Vereinbarungen für Mutterschaft, Ausbildungen, unbezahlten Urlaub, Militär etc.

  • Erstellen diverser Bestätigungen (Ausbildung, Arbeitsverhältnis, Steuern etc.)

  • Erstellen von Zwischenzeugnissen

• Austritt Mitarbeitende:
  • Erstellen von Kündigungsschreiben/-bestätigungen und dazugehörenden Unterlagen

  • Erstellen von Austritts- bzw. Freistellungsvereinbarungen

  • Rückfordern von Ausbildungskosten und Abklären von Verpflichtungen

  • Berechnen von Restferienguthaben und Zeitsaldo

  • Abklären der Aufhebung allfälliger Sonderkonditionen

  • Abmelden bei Pensionskasse

  • Erstellen von Arbeitszeugnissen

  • Durchführen der Endkontrolle sowie Schliessen des Personaldossiers

  • Gesetzeskonformes Archivieren der Personaldokumente

• Erfassen von Arbeitszeit sowie Absenzen (Ferien, Krankheit, Ausbildung etc.) durch Mitarbeitende

• Spesen können u.a. via Smartphone erfasst werden, wobei keine physische Aufbewahrung der Rechnungsbelege mehr nötig ist. Die Auszahlung erfolgt anschliessend automatisch via Lohn.

• Die Kontrolle der Zeit- und Spesenerfassung erfolgt auf Wunsch durch Vorgesetzte und/oder das HRM, wobei verschiedene Reports zur Verfügung stehen

• Das HRM (oder alternativ auch andere Stellen) hat Einsicht auf die Erfassungen

• Umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten

• Beide Parteien (Mitarbeitende und Vorgesetzte) verwalten das Mitarbeitergespräch im Portal

• Das HRM (oder alternativ auch eine andere Stelle) hat Einsicht auf alle Mitarbeitergespräche

• Die Gespräche können am Device (Computer, Laptop, Tablet) durchgeführt werden. Alternativ kann ein PDF-Dokument generiert und zum Gespräch mitgenommen werden.

• Umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten

• Bereitstellen eines verständlich formulierten, vollständigen sowie gesetzlich und regulatorisch konformen Anstellungsreglements, einschliesslich verschiedener dazugehöriger Weisungen

• Bezugsmöglichkeit von individuell erarbeiteten Weisungen nach eigenen Vorstellungen sowie generelle Unterstützung

• Falls Sie bereits über ein Anstellungsreglement verfügen, so wird dieses auf Aktualität, Rechtmässigkeit und Vollständigkeit überprüft und wo nötig angepasst

• Bei Bedarf fachliche Beratung mit Rücksprache mit unserem Legal, Compliance & Risk

Ergänzender Support oder Beratung bei diversen weiteren HR-Themen wie beispielsweise Beantworten von arbeitsrechtlichen Fragen, Beraten/Unterstützen bei der Erstellung von speziellen Vereinbarungen, Anlaufstelle für 2nd-Opinion bei verschiedenen Fragestellungen etc.